Jak korzystać z konta PEF
Jakie dokumenty w formie ustrukturyzowanej mogę przesyłać przez PEF?
Za pośrednictwem PEF można wymieniać (wysyłać i odbierać) następujące dokumenty:
– fakturę i dodatkowe załączniki powiązane z fakturą
– zlecenie dostawy (zamówienie)
– awizo dostawy
– potwierdzenie odbioru
– notę księgową i notę korygującą
– komunikaty określające status biznesowy dokumentu
Użytkownicy PEF
Osoba rejestrująca konto podmiotu automatycznie staje się Super Użytkownikiem podmiotu (osobą o uprawnieniach administratorskich). Super Użytkownik może tworzyć również kolejnych użytkowników o takich uprawnieniach. Zalecane jest posiadanie co najmniej dwóch Super Użytkowników konta podmiotu.
Standardowy użytkownik ma mniejsze uprawnienia, tj. nie może np. tworzyć nowych użytkowników, blokować istniejących, czy zmieniać danych konta podmiotu.
Trzecim poziomem uprawnień jest użytkownik API służący do obsługi podmiotu z poziomu własnego, zintegrowanego z PEF narzędzia. Utworzenie użytkownika API musi odbyć się w aplikacji WEB Platformy Elektronicznego Fakturowania.
Użytkownik indywidualnie w swoim profilu może ustawić powiadomienia dotyczące PEF, np. zakres i częstotliwość komunikatów otrzymywanych w przypadku wpływu dokumentu.
Adres PEF (Numer Peppol)
Adres PEF to numer skrzynki zarejestrowany w sieci Peppol, na który będą wpływały dokumenty przychodzące, i z którego będą wysyłane dokumenty wychodzące. Rodzaj identyfikatora możliwego do użycia jako adres PEF wynika z reguł sieci Peppol, niemniej w polskich warunkach najczęściej będzie to NIP podmiotu lub – szczególnie w przypadku zaawansowanych struktur organizacyjnych – numer GLN (identyfikator taki należy uzyskać samodzielnie na zasadach komercyjnych).
Można utworzyć wieloadresowe struktury kont podmiotów (np. w modelu centralnym, w którym do adresu podmiotu głównego – gminy czy miasta – dodawane są adresy skrzynek/subkont jednostek podrzędnych takich jak przedszkola, szkoły itp.). PEF nie narzuca wymogu tworzenia struktur wieloadresowych. Od decyzji danego podmiotu zależy czy chce utworzyć taką strukturę, czy też każdy ze zobligowanych podmiotów (np. jednostka podległa pod urząd miasta) będzie rejestrował swoje konto samodzielnie. W przypadku struktury wieloadresowej, tworząc użytkowników danego konta podmiotu można zdefiniować uprawnienia dostępu ograniczone do konkretnej skrzynki/subkonta.