Platforma Elektronicznego Fakturowania

Platforma PEF

Kto może świadczyć usługi Brokera PEF?

Na podstawie umów zawartych z Ministerstwem Przedsiębiorczości i Technologii (obecnie Ministerstwo Rozwoju), usługi są świadczone przez:

  • Firmę Infinite IT Solutions Sp. z o.o. z Lublina
  • Konsorcjum PEFEXPERT (Softiq Sp. z o.o. z Gliwic, Edison S.A. z Krakowa, Euvic Sp. z o.o. z Gliwic oraz MedApp S.A. z Krakowa)

Czy platforma PEF służy wyłącznie do obsługi e-faktur?

PEF jest platformą wspierającą proces obsługi zamówień publicznych w fazie po udzieleniu zamówienia i obsługuje 6 usług: zamówienie, awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, fakturę, fakturę korygującą i notę księgową. Proces można rozpocząć na dowolnym etapie (od etapu zamówienia do faktury korygującej). Wystawienie żadnego dokumentu nie jest obowiązkowe. Obowiązek dotyczy tylko odbioru przez zamawiających dokumentu faktury ustrukturyzowanej.

Czy dostęp do platformy jest możliwy dla kilku użytkowników w ramach danej instytucji

Dostęp jest możliwy dla wielu użytkowników w ramach jednego Konta Podmiotu. Każdy użytkownik posiada swój indywidualny login i hasło w ramach tego Konta. Może też mieć nadane przez Super Użytkownika różne uprawnienia.

Czy będzie dostępna pomoc techniczna na platformie?

Każdy z Brokerów świadczy usługę help desku i infolinii.

Czy jest system powiadamia na maila, że na PEF pojawił się nowy dokument?

PEF wysyła e-mail do użytkownika o pojawieniu się nowego dokumentu na jego koncie. Użytkownik ma możliwość włączenia lub wyłączenia opcji takich powiadomień.

W jaki sposób następuje uwierzytelnienie osoby rejestrującej Konto Podmiotu na PEF?

W procesie rejestracji, osoba rejestrująca musi podpisać oświadczenie, że jest upoważniona do utworzenia Konta Podmiotu danej organizacji. Do podpisania oświadczenia wykorzystywany jest Profil Zaufany (w przyszłości również inne metody uwierzytelniania).

Jak wygląda rejestracja kont w przypadku wyodrębnionych jednostek/wydziałów/komórek organizacyjnych w danym podmiocie?

System umożliwia dla jednej organizacji tworzenie dodatkowych skrzynek (dedykowanych dla jednostek/wydziałów/komórek organizacyjnych).

Ponadto każda jednostka organizacyjna może zarejestrować swoje Konto Podmiotu. W tym celu musi się posłużyć NIP-em do rozliczeń VAT jednostki nadrzędnej (np. Urzędu Miasta) oraz indywidualnym identyfikatorem (np. NIP lub GLN), który będzie wykorzystywany do automatycznego adresowania dokumentów na PEF. W przypadku chęci wykorzystania numeru GLN, każda jednostka musi samodzielnie pozyskać taki numer.

Czy wystawiane jest urzędowe poświadczenie odbioru dokumentu?

Platforma PEF nie wystawia urzędowych poświadczeń odbioru.

Czy błędy, które pojawią się na fakturze, np. nieprawidłowa kwota lub nieprawidłowe dane (np. adres odbiorcy), są możliwe do skorygowania przez platformę?

PEF umożliwia przesłanie faktury korygującej.

Czy dane do faktur trzeba wypełniać ręcznie, czy jest możliwość importu danych np. z Excela?

Platforma przewiduje możliwość ręcznego zaimportowania danych wyłącznie z pliku xml zgodnego ze specyfikacją PEF. Ponadto jest możliwość automatycznego przesyłania faktur poprzez API.

Czy na Platformie jest możliwość powiązania faktury z innymi dokumentami?

PEF automatycznie wiąże dokumenty na podstawie uzupełnionych przez użytkownika ich identyfikatorów (np. numer kontraktu lub numer dokumentu).

Czy elektroniczną fakturę można opisać merytorycznie, żeby jej nie drukować?

Platforma PEF służy do wysyłania dokumentów elektronicznych “do bram urzędu”. Dalsze obiegi dokumentów muszą być realizowane w systemach tych urzędów.

Czy dokumentacje będą dostępne w języku angielskim?

Dokumentacja dotycząca przewodników implementacyjnych dokumentów będzie dostępna również w języku angielskim.

Czy można założyć Konto Podmiotu u obu Brokerów?

Tak, Konto Podmiotu można założyć u obu Brokerów, pod warunkiem, że do tego celu zostaną użyte inne identyfikatory PEPPOL.