Obowiązek odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych przez zamawiających

Dnia 27 listopada 2018 roku (1) wejdą w życie przepisy zobowiązujące zamawiających (w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych) do odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych. Do tego czasu będą oni zobowiązani dostosować się do zmian w zakresie fakturowania.

Dostosowanie oznacza z jednej strony przygotowanie merytoryczne pracowników do zmieniających się standardów, z drugiej zaś - przystosowanie systemów finansowo-księgowych do odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych wystawianych przez wykonawców.

W praktyce oznacza to, że zamawiający muszą być od 18 kwietnia 2019 roku przygotowani na sytuacje, w których wykonawca realizujący przedmiot zamówienia wyśle fakturę w postaci dokumentu elektronicznego o określonej przepisami strukturze. Dokument ten po wysłaniu przez wykonawcę zostanie automatycznie przetworzony przez system informatyczny zamawiającego , tzn. trafiając do systemu jako e-faktura zostanie rozpoznany i zweryfikowany.

Narzędziem do realizacji tego obowiązku będzie Platforma Elektronicznego Fakturowania, wspierająca proces przesyłania faktur elektronicznych. Wdrożenie Platformy jest realizowane przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii we współpracy z Instytutem Logistyki i Magazynowania w Poznaniu

(1) według projektu ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych z dnia 27 kwietnia 2018 roku.

Obowiązek wystawiania faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych przez wykonawców

Z dniem 18 kwietnia 2019 roku (1) zamawiający (w rozumieniu  ustawy Prawo zamówień publicznych) będą zobowiązani do odbioru i przetwarzania faktur w formie elektronicznej.

Zachęcamy Państwa do zapoznania się z zasadami działania elektronicznego fakturowania i z mechanizmem ich stopniowego wdrażania. Korzystanie z elektronicznego fakturowania tzw. e-faktury wiąże się z niższymi kosztami obsługi zamówień. Ponadto korzystając z e-faktur będą Państwo mieli większy, sprawny i bezpośredni dostęp do rynku zamówień publicznych w Unii Europejskiej, co wpłynie na wzrost konkurencyjności Państwa firmy na rynkach europejskich.

Narzędziem do realizacji tego obowiązku będzie Platforma Elektronicznego Fakturowania, wspierająca proces przesyłania faktur elektronicznych. Wdrożenie Platformy jest realizowane przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii we współpracy z Instytutem Logistyki i Magazynowania w Poznaniu

(1) według projektu ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych z dnia 27 kwietnia 2018 roku.

Dostosowanie systemów finansowo-księgowych do odbioru i wystawiania faktur elektronicznych przez dostawców rozwiązań informatycznych

Od dnia 18 kwietnia 2019 roku zamawiający (w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych) będą zobowiązani do odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych wystawianych w związku z udzielonymi zamówieniami publicznymi.

Będą oni zmuszeni dostosować systemy informatyczne do procesu odbioru faktur w oparciu o europejskie standardy elektronicznego fakturowania.

Za wybór sposobu korzystania z rozwiązania odpowiedzialni będą zamawiający. Będą mogli oni korzystać z podstawowych rozwiązań udostępnionych na platformie e-fakturowania. Do ich dyspozycji zostanie pozostawione również prawo wyboru innego rozwiązania: desktopowego lub najbardziej komfortowego – połączenia platformy za pośrednictwem API z własnym systemem finansowo-księgowym.

Wychodząc naprzeciw potrzebom zamawiających, a także wykonawców, pojawią się dla Państwa możliwości świadczenia nowych usług w zakresie dostosowania systemów finansowo - księgowych do nowych przepisów.

W 2018 roku planujemy cykl spotkań dedykowanych dla Państwa, które będą koncentrowały się wokół aspektów technicznych integracji systemów finansowo-księgowych z platformą e-fakturowania.

Jeśli mają Państwo pytania – zapraszamy do kontaktu


Zapraszamy Państwa do uczestnictwa w szkoleniach i spotkaniach informacyjnych dotyczących elektronicznej faktury.